Lähes kaksi kolmesta Tietokone-lehden kyselyyn vastanneesta on asentanut itse ohjelmia työkoneelleen. Parhaimmillaan viralliselta ICT-organisaatiolta piilossa toimiva varjo-IT voi edistää innovointia ja uusien ratkaisujen keksimistä, pahimmillaan johtaa vakaviin tietoturvariskeihin ja hallitsemattomiin ylläpitokustannuksiin.

Monilla työpaikoilla työasemat ovat tiukasti vakioituja. Turhautuminen byrokraattisiin tietohallinnon prosesseihin sekä tehottomiksi koettuihin työkaluihin saa ihmiset turvautumaan omatoimisiin virityksiin. Työkoneille asennellaan kotikäytöstä tuttuja ohjelmistoja, töitä tehdään omalla kotikannettavalla tai yrityksen tietojen välittämiseen käytetään sosiaalisen median palveluja.
 
Suomen suurimman tietotekniikan asiantuntijalehden Tietokoneen nettikyselyyn vastanneista 1 100 henkilöstä peräti 62,8 prosenttia on asentanut ohjelmia työkoneelleen. Eniten työasemille asennetaan selaimia sekä muita hyödyllisiä pienohjelmia.
 
– Varjo-IT:n takana ovat yleensä varhaiset omaksujat, joiden vauhdissa virallinen organisaatio ei pysy. He kehittävät omin päin uusia ja näppärämpiä tapoja hoitaa työtehtäviään. Fiksusti toimiva tietohallinto-osasto hyödyntääkin varhaisten omaksujien tietotaitoa omien järjestelmiensä kehittämiseen. Jos tietohallinnosta vastaavat eivät jousta lainkaan, voi varjo-IT ilmiönä räjähtää heidän käsiinsä, Tietokone-lehden päätoimittaja Harri Lindfors toteaa.
 
Uudenlaista avoimuutta yritysten ICT-käytäntöihin tuo mobiililaitteiden yleistyminen. Älypuhelimia ja tabletteja ei aina valvota yhtä tarkasti kuin perinteisiä tietokoneita. Myös sovellusten asentaminen niihin on helpompaa. Lisäksi sosiaalinen media on avannut monia uusia ulottuvuuksia työntekoon: esimerkiksi projektiryhmät voivat hyödyntää työssään wiki-pohjaisia palveluja tai Googlen työkaluja. Myös erilaiset pilvipalvelut tekevät virallisten hankintakanavien kiertämisen entistä helpommaksi.
 
– Varjo-IT:n suurin ongelma lienee tietoturva. Yrityksen tietohallintovastaavilla ei välttämättä ole hajuakaan, missä kaikissa ulkopuolisissa järjestelmissä firman tietoja on tai millaisia ohjelmia työasemille on asennettu. Toinen merkittävä haittapuoli on ylläpidon rapautuminen ja mahdolliset lisäkustannukset, kun itse asennetut ohjelmat alkavat aiheuttaa odottamattomia ongelmia eri puolilla organisaatiota, Harri Lindfors sanoo.

Aiheet